Система регистрирует заявки от воинских формирований, которые отправляются на имя губернатора и правительства Югры. Каждая заявка проверяется на соответствие регламенту оказания гуманитарной помощи новым регионам России и участникам специальной военной операции. Одобренные заявки передаются на профильную рабочую группу при оперативном штабе автономного округа. Также военнослужащие имеют возможность подать именные заявки через телеграм-канал «Югра - Солдату». 

Чтобы стать участником акции, нужно зарегистрироваться в системе на сайте gum.admhmao.ru, выбрать нужную заявку или позицию из списка необходимых принадлежностей, приобрести ее, а затем передать ответственным лицам в одном из муниципалитетов ХМАО. После доставки придёт отчёт. 

Стоит отметить, что в регионе было создано более ста пунктов приема гуманитарной помощи, где добровольцы принимают необходимые вещи и продукты, а также формируют «Коробки Добра» и «Посылки солдату», включая адресные отправления для военнослужащих.

Ранее заместителя муниципального координатора АНО «Гуманитарный Добровольческий Корпус» в Нижневартовске Оксана Сергиенко отмечала, что родственники военнослужащих стараются передать на спецоперацию варенье в стеклянных банках, скоропортящиеся продукты. Новый ресурс как раз позволит избежать таких ситуаций и приносить только те предметы, которые безопасны и востребованы у бойцов и жителей Донбасса.